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Segnaliamo sette azioni operative che i datori di lavoro sono tenuti a realizzare per adeguare la propria organizzazione aziendale alla normativa sulla protezione dei dati personali (cd. GDPR) nell’ambito dei nuovi obblighi imposti dalla Direttiva:

1. valutare fin da subito se sia necessario effettuare una Valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (cd. DPIA) ex art. 35 del GDPR, in base alla natura del trattamento, alla quantità di dati coinvolti e alle tecnologie utilizzate per elaborarli o confrontarli.
2. integrare il Registro dei trattamenti ex art. 30 del GDPR indicando con precisione le nuove finalità legate alla Direttiva, aggiornando anche le misure di sicurezza.
3. predisporre una Policy sulla conservazione dei dati (cd. Data Retention Policy) chiara: bisogna stabilire con trasparenza per quanto tempo verranno conservati questi dati, e quando saranno cancellati.
4. redigere o modificare l’Informativa Privacy ex artt. 13 e 14 del GDPR per i dipendenti, indicando il nuovo trattamento, i diritti degli interessati e i canali per esercitarli (es. DPO, ufficio HR).
5. individuare le figure aziendali coinvolti (es. HR, compliance, legale, payroll) e formarli adeguatamente sulla normativa privacy.
6. coinvolgere il DPO, se presente, per validare le scelte fatte, fornire supporto tecnico-giuridico e garantire che il trattamento avvenga nel rispetto della normativa europea e italiana.
7. in caso di trasferimento verso paesi extra-UE (es. casa madre in India o USA), è fondamentale applicare le tutele previste dagli artt. 44–49 del GDPR, come le Clausole Contrattuali Standard.

Dal 2026, infatti, le aziende dovranno fare i conti con nuove regole sulla trasparenza retributiva. L’obiettivo? Ridurre il Gender Pay Gap e garantire la parità salariale tra uomini e donne.

La Direttiva introduce il diritto dei lavoratori a richiedere e ricevere informazioni sulla propria retribuzione e sui livelli retributivi medi, divisi per sesso, delle categorie di lavoratori che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore (art. 7), obbliga le aziende a comunicare periodicamente i dati sul divario retributivo (art. 9) e prevede valutazioni congiunte quando emergono differenze retributive ingiustificate, da correggere con misure concrete (art. 10).

Tuttavia, la condivisione delle informazioni ai sensi degli artt. 7, 9 e 10 da parte del datore di lavoro, quando ciò comporti il trattamento di dati personali, deve avvenire in conformità alla normativa sulla protezione dei dati personali (cd. GDPR). Il paragrafo 1 dell’art. 12 richiama integralmente le disposizioni del GDPR. 

Inoltre, il secondo paragrafo dell’art. 12 richiama uno dei principi cardine della normativa privacy, ossia il principio di limitazione della finalità: è il legislatore europeo stesso che individua la finalità del trattamento e stabilisce che i dati personali trattati a norma degli artt. 7, 9 e 10 non possano essere utilizzati per scopi diversi dall’applicazione del principio della parità di retribuzione. Di nuovo, viene riconosciuto un ruolo importante ai datori di lavoro nel garantire il rispetto di tale principio: essi possono esigere che i lavoratori che abbiano ottenuto informazioni, ai sensi dell’art. 7, diverse da quelle relative alla propria retribuzione o al proprio livello retributivo non utilizzino tali informazioni per finalità diverse dal loro diritto alla parità di retribuzione.

Un’altra disposizione di grande importanza per il datore di lavoro e rilevante dal punto di vista privacy è l’art. 5, paragrafo 2, il quale stabilisce il divieto di chiedere ai candidati informazioni sulle retribuzioni percepite negli attuali o nei precedenti rapporti di lavoro.

A cura di Benedetta Zanetti

La normativa italiana non fornisce una definizione di retribuzione, di conseguenza è necessario fare riferimento a quella elaborata dalla giurisprudenza secondo cui la retribuzione consiste in tutto quanto il lavoratore riceve dal datore di lavoro in cambio della sua prestazione e a causa della sua soggezione personale nel rapporto (Cass. SU 13/2/1984, n. 1069).

La retribuzione è pertanto costituita da elementi di base, tra cui spicca il minimo contrattuale, ossia la retribuzione minima dovuta al lavoratore, la cui entità è fissata dai CCNL di categoria in relazione a ciascuna qualifica contrattuale, e da elementi accessori eventuali e variabili come il Superminimo e i piani di incentivazione previsti per alcuni dipendenti.

Il Superminimo è un elemento accessorio della retribuzione che si pone al di sopra del minimo tabellare la cui fonte istitutiva può essere rinvenuta o nella contrattazione collettiva (normalmente aziendale) oppure nel contratto individuale. Esso può costituire un incentivo o una remunerazione per una prestazione particolarmente diligente (intuitus personae) ovvero espressione della differenza rispetto al valore standardizzato di una specifica prestazione.

Con l’entrata in vigore della Direttiva 2023/970 sulla parità salariale, prevista per il 7 giugno 2026, le aziende saranno obbligate a creare tipologie standard contraddistinte dalla massima trasparenza, aventi ad oggetto anche le modalità di calcolo delle retribuzioni (fisse e variabili). Particolare cura dovrà dunque essere posta da parte delle Società nell’individuazione e nell’erogazione dei Superminimi.

Nel contesto delle moderne politiche retributive, la componente variabile della retribuzione rappresenta uno strumento strategico sempre più diffuso, volto a incentivare le performance individuali e collettive dei lavoratori. A differenza della retribuzione fissa, che garantisce una stabilità economica indipendentemente dai risultati, la parte variabile è legata al raggiungimento di obiettivi specifici, spesso misurabili in termini di produttività, efficienza o risultati economici dell’impresa.

Questa componente può assumere forme diverse, tra cui bonus annuali, premi di risultato, incentivi a breve o lungo termine, stock options ed ESPP (Employee Stock Purchase Plan), a seconda della posizione ricoperta e del settore di riferimento. L’obiettivo è duplice: da un lato, stimolare l’impegno del dipendente orientandolo verso i risultati attesi; dall’altro, garantire all’azienda una maggiore flessibilità nei costi del personale, correlando parte della spesa alla performance effettiva.

Anche la componente variabile, nelle diverse forme summenzionate, sarà probabilmente ricompresa nei nuovi obblighi di monitoraggio delle retribuzioni previsti dalla Direttiva (art. 9).

In particolare, secondo il disposto della Direttiva, tali obblighi prevedono che ciascuna società sia tenuta a comunicare all’autorità incaricata della pubblicazione e pubblicazione delle seguenti informazioni:

– Divario retributivo di genere
– Divario nelle componenti complementari o variabili (Stock Options, ESPP, bonus)
– Divario retributivo mediano di genere
– Divario retributivo mediano di genere nelle componenti complementari o variabili
– Percentuale di donne/uomini che ricevono componenti complementari o variabili
– Percentuale di lavoratori per genere nei quartili retributivi
– Divario di genere per categoria di lavoratori ripartito in base al salario o allo stipendio normale di base e alle componenti complementari o variabili.

Il datore di lavoro ha la facoltà di rendere pubblici i dati rilevanti, ad esempio attraverso la pubblicazione sul proprio sito web. I lavoratori, i loro rappresentanti, gli ispettorati del lavoro e gli organismi preposti alla parità di trattamento hanno il diritto di richiedere chiarimenti in merito a qualsiasi informazione trasmessa. A fronte di tali richieste, i datori di lavoro sono tenuti a fornire una risposta entro un termine ragionevole, motivando adeguatamente le proprie risposte. Qualora emergano differenze retributive o di trattamento che non risultino oggettivamente giustificate, il datore di lavoro ha l’obbligo di intervenire per correggere la situazione. Questo intervento deve avvenire in tempi congrui e in collaborazione con le parti interessate, quali i rappresentanti dei lavoratori, l’Ispettorato Territoriale del Lavoro (ITL) e/o l’organismo per la parità.

Alla luce di tutto quanto sopra, la Direttiva 2023/970 interverrà in maniera pervasiva anche nella determinazione della retribuzione variabile di ogni singolo lavoratore, tuttavia, nonostante tali interventi, la garanzia della trasparenza non limiterà del tutto il potere contrattuale del datore di lavoro o del lavoratore di negoziare la retribuzione anche al di fuori della fascia indicata, purché tali criteri siano oggettivi e neutri sotto il profilo del genere, garantendo la sussistenza di un minimo di discrezionalità.

Le imprese, in vista dell’entrata in vigore della Direttiva, saranno quindi tenute a procedere con l’analisi dei dati in loro possesso verificando se sussistono differenze retributive o di trattamento che non risultino oggettivamente giustificate ed in tal caso intervenendo per correggere la situazione, allo scopo di adeguarsi al dettato normativo europeo in tempo utile.

A cura di Chiara Maria Ramella, Avvocata presso Lexellent